√ Fungsi Administrasi Perkantoran : Pengertian, Tujuan Dan Unsur-Unsurnya

Diposting pada

Apa itu administrasi kantor? Pengertian Administrasi Kantor adalah serangkaian kegiatan rutin dalam organisasi yang terkait dengan manajemen data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis.

Secara etimologis kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang berarti intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memuaskan.

Definisi administrasi kantor dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan memiliki peran sentral dalam melaksanakan operasi, menyajikan laporan kepada direktur, dan memainkan peran dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Sementara dalam arti luas, administrasi kantor dapat diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, Menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup kantor dan administrasi yang tertib.

Fungsi-Administrasi-Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

George R. Terry

Menurut George R. Terry, Administrasi Perkantoran ialah untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengelola pekerjaan kantor, serta memobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan.

Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, Administrasi PerKantoran ialah suatu seni membimbing personel kantor dalam menggunakan fasilitas yang sesuai dengan lingkungan untuk mencapai tujuan yang dinyatakan.

W.H. Evans

Menurut W.H. Evans, Administrasi perKantoran ialah suatu fungsi yang melibatkan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan mengenai pemrosesan informasi, komunikasi, dan materi memori organisasi.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi perKantoran adalah suatu cabang ilmu manajemen yang berbicara kepada pelaksanaan pekerjaan dalam perkantoran secara efisien, di mana, dan kapan pekerjaan harus dilakukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administratif di kantor, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya, lihat uraian berikut.

  • Fungsi rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran minimal termasuk pengarsipan dan duplikasi.

  • Fungsi teknis

Fungsi teknis adalah fungsi administratif yang membutuhkan opini kantor, keputusan, dan keterampilan yang memadai.

  • Fungsi analisis

Fungsi analisis adalah fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai dengan kemampuan untuk membuat keputusan, seperti keputusan pembelian barang.

  • Fungsi interpersonal

Fungsi interpersonal adalah fungsi administratif yang memerlukan penilaian dan analisis sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dan keterampilan yang berkaitan dengan orang lain, seperti tim koordinasi.

  • Fungsi manajerial

Fungsi manajerial, yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan motivasi.

Tujuan dan Tugas Administrasi perkantoran

Tujuan dan tugas administrasi perkantoran meliputi:

  • Menangani semua keluhan atau pertanyaan dari konsumen tentang prosedur dan kebijakan.
  • Mendiskusikan masalah kinerja kerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab semua masalah dan mencoba memecahkan masalah ini.
  • Melatih karyawan untuk melaksanakan tugasnya.
  • Memberikan bimbingan kepada karyawan dalam menangani masalah yang sulit.
  • Mengawasi semua pekerjaan kantor dan administrasi untuk memastikan kepatuhan dengan standar kualitas, tenggat waktu dan prosedur yang tepat.
  • Menerapkan kebijakan dan memberikan standar layanan dalam hubungan dengan manajemen.
  • Menafsirkan dan mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.
  • Merekrut karyawan, wawancara, dan memilih.

Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur administrasi kantor meliputi:

  • Organisasi, yaitu tempat dan kerja sama dalam mewujudkan tujuan menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan.
  • Peralatan, yaitu kegiatan untuk mengatur semua kebutuhan perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan peralatan ruang kerja lainnya.
  • Personil, yang merupakan bentuk aktivitas yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam organisasi kerja.
  • Manajemen, yaitu serangkaian kegiatan pengaturan berkala sehingga pelaksanaan kegiatan administrasi kantor berjalan secara teratur dan terkendali.
  • Keuangan, yaitu kegiatan yang dilakukan terkait dengan manajemen anggaran.
  • Komunikasi, yang merupakan kegiatan yang mengatur distribusi informasi dalam proses menyelesaikan pekerjaan dalam suatu organisasi kerja.
  • Administrasi, yaitu kegiatan pengolahan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam proses menyelesaikan pekerjaan dasar organisasi.
  • Hubungan masyarakat, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan organisasi kerja eksternal yang memiliki minat dalam organisasi kerja atau sebaliknya.

Demikianlah artikel dari pengajar.co.id tentang √ Fungsi Administrasi Perkantoran : Pengertian, Tujuan Dan Unsur-Unsurnya semoga bermanfaat.

Lihat Juga:   √Cara Membuat Proposal : Pengertian, Jenis, Unsur, Tujuan dan Fungsinya
Lihat Juga:   √ Gaya Kepemimpinan Menurut Para Ahli Lengkap
Lihat Juga:   √ Administrasi Perkantoran : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas dan Unsur
Lihat Juga:   √Contoh Perusahaan Manufaktur : Pengertian, Ciri, Fungsi dan Contohnya