√ Dokumentasi adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya

Diposting pada

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi merupakan proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi adalah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

√ Dokumentasi adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya

Jenis-Jenis Dokumentasi

terdapat beberapa jenis dokumentasi, berikut dibawah ini penjelasannya :

A. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

1). Dokumen Pribadi; dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
2). Dokumen Niaga; dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
3). Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

B. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

1). Dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
2). Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
3). Dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.

C. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dari segi fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua, yaitu :

1). Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
2). Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

D. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

1). Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
2). Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

E. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

1). Dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
2). Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

F. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

1). Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
2). Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
3). Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami jenis-jenis dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini merupakan fungsi dokumentasi secara umum serta fungsi dalam perusahaan.

A. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna.
  • Menyampaikan alat bukti serta data akurat mengenai informasi dokumen.
  • Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen.
  • Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
  • Menyiapkan isi dokumen untuk bahan penelitian para ilmuwan.
  • Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
  • Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang berada didalam dokumen.

B. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Berikut dibawah ini fungsi Dokumentasi didalam Perusahaan

  • Sebagai memori perusahaan yang dipakai untuk melindungi instansi.
  • Membantu memilih keputusan untuk melakukan perencanaan serta melakukan penjagaan.
  • Digunakan sebagai alat pembuktian
  • Digunakan sebagai rujukan histors
  • Menyediakan informasi bagi keuangan, personalia serta hal lain yang kelak akan dibutuhkan oleh semua menejemen perusahaan
  • Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
  • Untuk mempererat hubungan perusahaan dengan masyarakat setempat, khususnya untuk klien

Tujuan Dokumentasi

Tujuan dilakukan kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh keterangan serta penerangan pengetahuan dan bukti yang kuat.

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang telah disampaikan diatas dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi ialah untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan, serta bukti yang kuat.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

  • Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  • Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  • Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  • Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  • Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  • Membuat dan mengembangkan katalog

Demikianlah artikel dari pengajar.co.id tentang √ Dokumentasi adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya semoga bermanfaat.

Lihat Juga:   √ Penyebab Pelanggaran Ham : Pengertian, Jenis, Faktor dan Bentuk
Lihat Juga:   √Apa Arti Download : Pengertian, Fungsi, Cara kerja dan Contoh Software Download
Lihat Juga:   √ Definisi Masalah : Pengertian, Jenis dan Contohnya
Lihat Juga:   √Apa yang Dimaksud Dengan Dialog : Pengertian , Syarat, Manfaat , Jenis dan Tujuan