Arsip Adalah

Diposting pada

Pada kesempatan kali ini pengajar.co.id akan membuat artikel yang berjudul Arsip Adalah : Pengertian Menurut Ahli, Contoh, Fungsi & Tujuan, yuk kita bahas sama-sama dibawah ini : Arsip


Pengertian Arsip

Pengertian Arsip adalah sebuah catata yang ditulis, diketik atau dicetak dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai informasi dan bahan komunikasi yang direkam di berbagai media, seperti ; kertas, kertas film dan media komputer.

Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009, pasal 1, nomor 2, tentang arsip, arsip adalah sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan juga lembaga lainnya.

Arsip itu sendiri memiliki makna yang berbeda dari bahan pustaka yang terkandung di perpustakaan karena harus otentik dan dapat dipercaya sebagai bukti yang valid, memiliki informasi lengkap, dan memiliki asal usul dan aturan asli.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.


Tujuan Arsip

Berikut dibawah ini merupakan tujuan utama arsip, yaitu :

  1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
  2. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
  3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.
  4. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.
  5. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
  6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
Lihat Juga:   Sudut Pandang Adalah

Fungsi Arsip

Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut :

  • Arsip Dinamis

    Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

  • Arsip Statis

    Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.


Karakteristik Arsip

Berikut dibawah ini merupakan karaktersitik dari arsip, yaitu :

  • Otentik, arsip adalah informasi yang dilampirkan pada wujud asli (dengan pengecualian arsip elektronik), termasuk; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi tentang waktu dan tempat di mana arsip dibuat / diterima, memiliki makna / arti yang mencerminkan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan bahan bukti dari kebijakan, kegiatan dan transaksi organisasi organisasi pencipta;
  • Legal, arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status bahan bukti resmi untuk keputusan dan implementasi kegiatan.
  • Unik, bukan diproduksi massal atau digandakan, arsip berbeda dari buku, jurnal, dan publikasi lainnya. Arsip sesuai dengan konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun penyalinan (duplikasi) arsip memiliki arti berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun untuk staf / pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan ini.
  • Reliable, keberadaan arsip dapat diandalkan untuk dapat digunakan sebagai dukungan untuk pelaksanaan kegiatan

Ciri Ciri Arsip

Berikut dibawah ini ciri ciri arsip yang baik, yaitu :

  1. Mudah dilaksanakan
    Ini berarti bahwa sistem pengarsipan tidak menyebabkan kesulitan pada para petugas arsip, yang memudahkan petugas dalam proses penyimpanan dan penemuan berkas.
  2. Mudah dimengerti
    Ini berarti bahwa sistem pengarsipan mudah dipahami oleh petugas arsip, sehingga mereka tidak bingung dalam proses pelaksanaannya.
  3. Mudah / Ekonomis
    Ini berarti bahwa penyelenggaraan sistem pengarsipan tidak memerlukan banyak biaya dalam peralatan dan tenaga kerja.
  4. Tidak Memakan Banyak Tempat
    Ini berarti bahwa ketika memilih tempat, jangan terlalu besar atau terlalu kecil. Pilih lokasi yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda.
  5. Mudah dicapai
    Ini berarti bahwa sistem pengarsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan kantor, karena tidak semua sistem pengarsipan dapat diterapkan di semua kantor.
  6. Fleksibel
    Ini berarti bahwa sistem filling yang digunakan dapat diterapkan di setiap kantor dan dapat mengikuti perkembangan kantor. Karena kantor biasanya dinamis, sistem filling harus disesuaikan untuk berganti-ganti setiap kali ada perkembangan.
  7. Dapat Mencegah Kerusakan dan Kehilangan Arsip
    Sistem pengarsipan yang baik tidak akan menyebabkan kerusakan atau kehilangan dokumen. Karena disimpan di tempat yang baik untuk menghindari kerusakan.
  8. Mempermudah Pengawasan
    Menggunakan sistem pengarsipan, semua surat masuk dan keluar akan menggunakan peralatan yang mempermudah pengawasan seperti kartu index, lembar tunjuk silang, lembar pengantar,out slip, dll.

Contoh Arsip

Berikut dibawah ini 10 contoh arsip, yaitu :

  1. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
  2. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
  3. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
  4. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
  5. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
  6. Pita rekaman
  7. Mikro film
  8. Disket
  9. Compact disk
  10. Flash disk

Demikianlah artikel dari pengajar.co.id yang berjudul Arsip Adalah : Pengertian Menurut Ahli, Contoh, Fungsi & Tujuan, semoga dengan adanya artikel ini bisa bermanfaat dan lebih menambah wawasan anda.