Pada Kesempatan Kali Ini Pengajar.co.id ingin membagikan artikel tentang Dokumentasi berikut Adalah Penjelasannya:
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi adalah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Menurut Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
3. Tung Palan
Menurut Tung Palan, pengertian dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Menurut FID arti dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
Jenis-Jenis Dokumentasi
Terdapat beberapa jenis dokumentasi, berikut dibawah ini penjelasannya :
1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
- Dokumen Pribadi
Dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga
Dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah
Yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen Literer
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan. Contoh: buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil
Dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
- Dokumen Private
Dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Dari segi fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua, yaitu :
- Dokumentasi Dinamis
Yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
- Dokumentasi Statis
Yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya
- Dokumen tekstual
Dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
- Dokumen Nontekstual
Dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen Fisik
Dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
- Dokumen Intelektual
Dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen Primer
Dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder
Dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier
Dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.
Fungsi Dokumentasi
Setelah memahami jenis-jenis dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini merupakan fungsi dokumentasi secara umum serta fungsi dalam perusahaan.
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
- Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna.
- Menyampaikan alat bukti serta data akurat mengenai informasi dokumen.
- Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen.
- Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
- Menyiapkan isi dokumen untuk bahan penelitian para ilmuwan.
- Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
- Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang berada didalam dokumen.
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
Berikut dibawah ini fungsi Dokumentasi didalam Perusahaan
- Sebagai memori perusahaan yang dipakai untuk melindungi instansi.
- Membantu memilih keputusan untuk melakukan perencanaan serta melakukan penjagaan.
- Digunakan sebagai alat pembuktian
- Digunakan sebagai rujukan histors
- Menyediakan informasi bagi keuangan, personalia serta hal lain yang kelak akan dibutuhkan oleh semua menejemen perusahaan
- Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
- Untuk mempererat hubungan perusahaan dengan masyarakat setempat, khususnya untuk klien
Tujuan Dokumentasi
Tujuan dilakukan kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh keterangan serta penerangan pengetahuan dan bukti yang kuat.
Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Seperti yang telah disampaikan diatas dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi ialah untuk memperoleh informasi, penerangan pengetahuan, serta bukti yang kuat.
Beberapan peranan dokumentasi antara lain:
- Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
- Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
- Mengadakan konferensi seminar ilmiah
- Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
- Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
- Membuat dan mengembangkan katalog
Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis
Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berperan sebagai pengukur kondisi perusahaan.
Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar mencapai persetujuan yang legal. Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui. Antara lain:
1. Email dan Memorandum
Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.
2. Business Letters
Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.
3. Business Report
Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini juga lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.
Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.
4. Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.
5. Dokumen Finansial
Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.
Demikianlah artikel dari pengajar.co.id tentang √ Dokumentasi adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya semoga bermanfaat.
