Pada kesempata kali ini pengajar.co.id akan membuat artikel mengenai Sekretaris, yuk disimak ulasannya dibawah ini:
Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah salah satu dan bertanggung jawab untuk membantu kebutuhan para pemimpin di sebuah perusahaan. Kata Sekretaris berasal dari kata Latin’ Secretum ‘ berarti rahasia, dalam bahasa Perancis disebut Secretaire dan dalam bahasa Belanda disebut Secrelalang.
Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
-
Menurut Webster’s New Dictionary of American Language College:
Sekretaris adalah orang yang bekerja untuk menyimpan catatan, memberikan korespondensi dan tugas menulis lainnya, dll, untuk organisasi atau individu.
-
Menurut C. L Barnhart:
Sekretaris adalah orang yang melaksanakan korespondensi, menjaga jaminan dan lain-lain, untuk orang atau organisasi; Seorang pejabat utama pemerintah yang mengawasi dan memimpin Departemen pemerintah tertentu; Sepotong furnitur untuk dipakai sebagai meja tulis; Sebuah meja dan rak buku di atasnya.
-
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler:
Sekretaris adalah orang yang bekerja untuk membantu orang lain dalam korespondensi, menulis karya, mendapatkan informasi, dan masalah lainnya; Pejabat yang ditunjuk oleh masyarakat, usaha atau Serikat untuk melakukan korespondensi menjaga jaminan, khususnya yang berkaitan dengan perusahaan; Menteri kepala kantor pemerintah.
-
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden:
Sekretaris adalah petugas meja yang memiliki lebih banyak tanggung jawab karena posisinya daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas biasanya termasuk mengambil dan menyalin dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan dalam bentuk tulisan, biasanya didikte adalah konsep surat) yang berhubungan dengan masyarakat, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsipkan warkat dan huruf. Seorang Sekretaris sering bertindak sebagai asisten administratif atau pemimpin muda.
-
Menurut M. Braum dan Roman:
Sekretaris adalah penolong dan pemimpin yang menerima didikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, meneliti para pemimpinnya atau mengingat komitmen yang telah dijanjikan, dan melaksanakan banyak komitmen lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kepemimpinan.
Fungsi Sekretaris
Sekrtetaris mempunyai dua fungsi, apa saja fungsinya, berikut penjelasannya:
-
Fungsi utama
Fungsi utama dari seorang Sekretaris adalah untuk menyediakan layanan administrasi untuk mendukung kegiatan organisasi atau bisnis
Melalui keterampilan yang dia miliki, seperti mengetik, mengelola surat dan arsip lainnya, membuat kalender, menangani panggilan telepon, dan lain-lain.
-
Fungsi sekunder
Fungsi sekunder Sekretaris adalah untuk membantu memastikan kelancaran organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab untuk kegiatan rutin di kantor.
Dengan menggunakan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis korporasi, persiapan pertemuan, komunikasi, statistik dan teknik keuangan dan pengetahuan lainnya.
Macam Macam Tugas Sekretaris
Berikut dibawah ini penjabaran mengenai macam macam tugas sekretaris yang kamu harus pahami:
-
Tugas Rutin Sekretaris
Menjadi Sekreatris memiliki tugas sehari-hari untuk melakukan. Beberapa tugas harian yang harus dilakukan sekretaris adalah:
- Membuka surat.
- Menerima dikte pemimpin.
- Menerima tamu.
- Dapatkan panggilan.
- Menyimpan Arsip dan surat.
- Mengatur dan merencanakan acara pemimpin, dll.
-
Tugas Khusus Sekretaris
Selain tugas sehari-hari di atas, sebagai Sekretaris Anda juga memiliki tugas khusus. Adapun tugas khusus sebagai sekte yang harus dilakukan:
- Mengonsepkan surat perjanjian kerjasama dengan lembaga eksternal.
- Penyusunan Surat rahasia.
- Membuat acara pertemuan bisnis.
- Membeli hadiah atau souvenir, dll.
-
Tugas Istimewa Sekretaris
Sebagai seorang Sekretaris, Anda juga memiliki tugas khusus yang tidak di tangan profesi lainnya. Beberapa tugas khusus ini adalah:
- Membenahi tata letak atau posisi alat tulis, dan beberapa peralatan yang diperlukan oleh pemimpin.
- Bertindak sebagai penghubung dalam meneruskan informasi yang berbeda untuk hubungan.
- Rencanakan pengingat pada pemimpin untuk membayar iuran dan asuransi di suatu badan atau lembaga.
- Mewakili seseorang pada saat menerima sumbangan atau kebutuhan kegiatan lainnya.
- Periksa hasil penggalangan dana atau juga kemajuan dari lembaga yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
- Menghadiri berbagai jenis pertemuan kantor, sebagai pemimpin selama pertemuan bisnis.
- Pemeriksaan terhadap peralatan kantor, jika perlu diperbaiki dan penambahan peralatan dan fasilitas kantor, dll.
-
Tugas Sosial Sekretaris
Sebagai Sekretaris, Anda harus pandai diberbagai bidang. Salah satunya adalah sosial. Karena sebagai Sekretaris ada tugas sosial, yaitu:
- Mengelola perusahaan
- Mengelola berbagai resepsi untuk manajemen kantor, pimpinan dan undangan, dll.
-
Tugas Keuangan Sekretaris
Biasanya Sekretaris dalam perawatan keuangan yang disebut petty cash (cadangan uang atau kas kecil). Tugas pendanaan ini meliputi:
- Mengelola berbagai masalah keuangan di Bank, seperti: penyimpanan uang di Bank, mengambil uang dari bank dan penarikan cek dll.
- Membayar tagihan, pajak dan donasi atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan berbagai catatan pengeluaran harian untuk seorang pemimpin serta menyediakan dana untuk penggunaan sehari-hari, dll.
-
Tugas Sekretaris sebagai Resepsionis
menerima dan menerima panggilan telepon dan merekam pesan melalui telepon.
- Menerima beberapa tamu yang akan menemui pimpinan.
- Mencatat janji yang sudah dijanjikan oleh pimpinan.
- menyiapkan jadwal pimpinan harian, dsb.
-
Tugas Insidental Sekretaris
Adalah pekerjaan yang tidak dilakukan secara rutin oleh Sekretaris, yaitu:
- Penyusunan laporan, agenda pertemuan dan pernyataan pidato pimpinan.
- Mengambil gambaran dari berbagai berita dan karangan yang terkandung dalam Surat Kabar, brosur, majalah dan berbagai media lainnya, terkait dengan kepentingan Biro atau perusahaan.
- Mengoreksi bahan cetakan, seperti: undangan, formulir, brosur dan daftar yang dalam konsep oleh perusahaan.
- Menjadi Wakil pimpinan di berbagai pertemuan, dll.
-
Tugas Sekretaris Meeting Bussiness.
Hal ini terjadi pada 2 (dua) orang atau lebih yang menerima satu sama lain dan memberikan informasi, kemudian meninjau kemajuan, kemudian memecahkan masalah, dan menciptakan sesuatu yang baru. Ini adalah tugas yang cukup sulit dan sangat sulit bagi Sekretaris dalam mengorganisir berbagai pertemuan.
Setelah itu dijelaskan tentang pemahaman, penugasan dan posisi sekretaris. Kemudian, tentu saja, keberadaan Sekretaris memiliki niat dan tujuannya. Berikut adalah tujuan Sekretaris:
- Bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran kegiatan dalam organisasi yang dicanangkan sesuai dengan program.
- Sebagai sumber informasi oleh pemimpin atau menjadi tempat untuk berdebat.
- Membantu tugas pemimpin.
- Menjadi perantara penghubung antara pemimpin dan bawahan.
- Menjadi media koneksi dengan organisasi lain.
- Menjadi media rekaman, pengingat dan Depot aktivitas organisasi.
Beberapa tugas Sekretaris di atas adalah tugas umum dalam organisasi. Tapi itu bisa meningkatkan atau mengubah pekerjaan Sekretaris. Dan ini dapat terjadi dan ada penyesuaian kebutuhan organisasi itu sendiri setelah evaluasi dan memutuskan dalam pertemuan atau musyawarah anggota.
Syarat Sekretaris
Berikut dibawah ini syarat syarat untuk menjadi seorang sekretaris:
-
Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
-
Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
-
Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
-
Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
Demikianlah ulasan dari pengajar.co.id mengenai Sekretaris, semoga dengan adanya artikel ini bisa bermanfaat untuk anda.
