Administrasi Kearsipan Adalah

Diposting pada

Pada kesempatan kali ini pengajar.co.id akan membuat artikel yang berjudul Administrasi Kearsipan Adalah : Pengertian, Contoh & Fungsinya, yuk kita bahas sama-sama dibawah ini : Administrasi-Kearsipan


Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan atau filling adalah penyelenggaraan administrasi / manajemen kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, baik arsip dinamis maupun statis.

Menurut Mulyono Kearsipan, tata cara mengurus penyimpanan dokumen berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku selalu mengingat 3 unsur utama yang meliputi: penyimpangan, penempatan, dan penemuan kembali.

Pengertian lain tentang administrasi kearsipan atau filling adalah proses mengatur kegiatan menggunakan sistem tertentu, hingga arsip dapat ditemukan pada saat diperlukan.


Fungsi Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

  1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan, kehidupan kebangsaan secara umum atau digunakan langsung pada penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi dua, yaitu:

  • Arsip dinamis aktif adalah arsip yang selalu digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk mengelola organisasi / kantor.
  • Arsip dinamis yang tidak aktif adalah arsip yang tidak digunakan terus menerus atau frekuensinya jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.
  1. Arsip statis

Merupakan arsip yang digunakan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan secara umum dan untuk pelaksanaan administrasi Negara sehari-hari. Arsip statis ini adalah tanggung jawab nasional bagi pemerintah dan nilai gunanya penting bagi generasi mendatang.


Macam-Macam Kearsipan

Berikut dibawah ini beberapa macam kearsipan, yaitu :

  1. Sistem Abjad

    adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

  2. Sitem Geografis

    yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

  3. Sistem Kronologis

    sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

  4. Sistem Nomor

    Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

  5. Sistem Sybyek

    Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.


Perlindungan Arsip

Perlindungan Arsip adalah sebuah usaha untuk bisa melindungi arsip dari hal-hal yang tidak di inginkan seperti peristiwa, serangan hama yang dapat merusak arsip, perbuatan, sehingga hal-hal yang dapat menyebabkan arsip tidak aman seperti rusak, hilang dan sebagainya.

Tujuan perlindungan arsip dilakukan yaitu :

  1. Tidak Hilang
  2. Tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berkepentingan selain hanya untuk keuntungan dan kepentingan pribadi
  3. Tidak jatuh ke tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab
  4. Tidak mudah rusak

Jadi kesimpulan dari tujuan perlindungan arsip adalah supaya dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban mengenai perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan kehidupan pemerintahan.


Penyimpanan Arsip

  1. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
  2. Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
  3. Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

  1. Restorasi dan menjilid arsip
  2. Mereproduksi atau fotografi
  3. Melakukan laminasi terhadap arsip

Demikianlah artikel dari pengajar.co.id yang bejudul Administrasi Kearsipan Adalah : Pengertian, Contoh & Fungsinya, semoga dengan adanya artikel ini bisa bermanfaat dan lebih menambah wawasan anda.

Lihat Juga:   Kromatografi Adalah