Pada kesempatan kali ini pengajar.co.id akan membuat artikel mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran : Menurut Para Ahli, Fungsi, Tugas, Tujuan, Ruang Lingkup, Unsur, Karaktersitik, yuk sama-sama kita bahas dibawah ini :
Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi kantor adalah kegiatan yang terkait langsung dengan sistem administrasi dalam ruang lingkup kantor. Sistem manajemen dalam Ruang lingkup kantor ini adalah salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk mendukungnya menjalankan suatu kegiatan secara efektif.Untuk memahaminya, Anda harus tahu arti administrasi perkantoran. Ada banyak yang berpendapat dalam mendefinisikan administrasi perkantoran. Secara keseluruhan ada dua sumber tentang pengertian administrasi kantor, yaitu secara umum dan menurut para ahli.
Pengertian Administrasi perkantoran secara Umum
Secara umum, Pengertian Administrasi perkantoran adalah kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang juga logistik dalam suatu organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut administrator kantor atau manajer kantor.
Pengertian Administrasi Perperkantoranan terbagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. pengertian administrasi perkantoran secara luas merupakan kolaborasi secara sistematis dan terkoordinasi sesuai pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi yang ada di dalamnya mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sementara pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis dalam melaksanakan pekerjaan operatif, memberikan informasi untuk pimpinan, dan membantu kelancaran pengembangan organisasi.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Menurut WH EVANS
pada tahun 1963 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan tentang penggunaan informasi, memori, dan komunikasi organisasi.
Menurut Institute of Administrative management
pada pertengahan tahun 1990-an, dinyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah salah satu cabang ilmu manajemen berfokus pada layanan untuk dapat memperoleh, mencatat, dan menganalisis semua informasi apakah direncanakan atau dikomunikasikan yang bermanfaat mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.
Menurut George Terry
pada tahun 1966 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian suatu pekerjaan perkantoran dan menjadi penggerak bagi mereka yang menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut Arthur Grager
pada tahun 1958, administrasi perkantoran memiliki fungsi dalam tata penyelenggaraan layanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
pada 1950 mengatakan bahwa administrasi perkantoran adalah cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkantoran secara efisien, di mana, dan kapan pekerjaan harus dilakukan.
Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analitis, fungsi interpersonal, dan
fungsi manajerial. Untuk detail lebih lanjut, lihat uraian berikut.
Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan dan keterampilan yang terkait dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.
Fungsi teknis
Fungsi teknis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan keterampilan yang memadai.
Fungsi rutin
Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal termasuk pengarsipan dan penggadaan.
Fungsi analisis
Fungsi analisis adalah fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif bersama dengan kemampuan untuk membuat keputusan, seperti keputusan pembelian barang.
Fungsi manajerial
Fungsi manajerial, yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan motivasi.
Tugas Administrasi Perkantoran
Menerima panggilan telepon
Administrator kantor biasanya yang paling penting yang ditugaskan untuk berkomunikasi melalui telepon, penerimaan dan panggilan telepon dari luar. Perlu keterampilan komunikasi yang baik. Untuk kantor skala menengah kecil, biasanya itu adalah tugas wajib untuk menjawab telepon. Tidak seperti perusahaan besar, biasanya ada divisi lain seperti layanan pelanggan(Customer Service).
Membuat agenda kantor
Dari komunikasi telepon sering ada mitra yang ingin bertemuan dengan manajemen perusahaan atau departemen lain. Tugas administrasi kantor sekarang juga diperlukan untuk mempersiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Tapi untuk menjadwalkan pertemuan, perlu komunikasi dengan bagian lain sehingga jadwal dapat diatur dengan benar dan tidak konflik.
Entri data perusahaan
Nah, untuk menjadi tugas penting di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari pelanggan, data konsumen, dan informasi lainnya akan direkapitulasi. Tetapi, tidak semuanya di rekap sendirian. Jika perusahaan telah memiliki divisi lain, seperti divisi gudang, tugas admin Office biasanya hanya sebuah rekap bahwa divisi lain telah diusahakan.
Administrasi Kantor harus memiliki ketelitian yang mendalam. Data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap ulang untuk lebih mempermudah pencarian.
Membuat file data
Agar data dapat dikelola dengan mudah maka, harus diarsipkan. Ini juga merupakan tugas administrasi kantor. Hal ini memungkinkan data dokumen dan semuanya terorganisir dengan baik.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan dari proses manajemen administrasi perkantoran adalah untuk mencapai tujuan secara efisien, yang berarti bahwa mereka dapat memenuhi persyaratan dalam hal teknis, ekonomi dan psikologis.
- Ekonomis, berarti sesuai dan pantas atau tidak murah dalam hal biaya.
- Psikologis. Dalam arti ada kepuasan.
- Teknis. Dalam arti yang bermakna atau berguna.
- Tujuan dapat dicapai dengan menerapkan fungsi manajemen dengan benar. Jadi, tujuan lengkap administrasi kantor adalah sebagai berikut:
- Menyediakan semua informasi secara penuh untuk pihak-pihak yang perlu melaksanakan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Membuat catatan yang relevan, up to date (terkini) akurat dan bertanggung jawab sehingga laporan akan dianggap lengkap.
- Membantu perusahaan / organisasi untuk mempertahankan dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
- memberikan catatan dan laporan yang berguna dan biaya yang sesuai.
- Memberikan suatu pekerjaan yang cermat dan memberikan layanan yang efektif kepada mitra atau pelanggan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Administrator bertanggung jawab untuk merencanakan pekerjaan bagi karyawan, pemantauan karyawan, meminta pengadaan fasilitas dan infrastruktur yang dianggap perlu, atau memperbaiki peralatan kantor yang ada.
Berikut ini adalah seluruh ruang administrasi kantor:
-
Kegiatan kantor
Informasi yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor meliputi:
- Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
- Perencanaan Perkantoran (office planning)
- Pengawasan Perkantoran (office controlling)
- Pengarahan Perkantoran (office actuating)
-
Fasilitas kerja kantor
Beberapa fasilitas/fasilitas yang termasuk dalam administrasi kantor adalah:
- Bangunan
- Lokasi kantor
- Interior
- Peralatan
- Mesin Kantor
Unsur -Unsur Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli telah menjelaskan beberapa elemen administrasi secara umum. Berikut ini penjelasannya:
Sondang P Siagian
- Unsur administrasi menurut Sondang P Siagian adalah:
- Terdiri dari dua orang atau lebih
- Ada tugas yang harus dilakukan
- Miliki tujuan
- Ketersediaan perlengkapan dan peralatan
Sondang P Siagian mengatakan empat elemen diatas adalah unsur mutlak dalam administrasi.
The Liang Gie
Unsur-unsur administratisi menurut The Liang Gie, terdiri dari 8 elemen yang saling berhubungan satu sama lain, yaitu:
- Organisasi
- Keuangan
- Komunikasi
- Manajemen
- Kepegawaian
- ketatausahaan
- pembekalan
Karakteristik Administrasi Perkantoran
-
Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. Contohnya, petugas perpustakan mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakan.
-
Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi. Contohnya, petugas listrik mencatat meteran listrik ke rumah-rumah. Polisi melakukan razia serta mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat.
-
Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Pekerjaan kantor dalam dilakukan siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah. Contohnya, seorang murid mendatangi kelas kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.
Demikianlah artikel tentang Pengertian Administrasi Perkantoran : Menurut Para Ahli, Fungsi, Tugas, Tujuan, Ruang Lingkup, Unsur, Karaktersitik dari pengajar.co.id semoga bermanfaat.
